Trois formats, un seul planning
Cours collectifs, rendez-vous individuels et retraites cohabitent sans brouiller la lecture de votre semaine, côté pro comme côté client.
Réservations
Cours, rendez-vous et retraites suivent les mêmes règles de réservation et d'annulation.
Les trois formats vivent dans le même planning. Vous décidez qui vous acceptez, jusqu'à quand on peut annuler, qui est prévenu et quand. Vous posez ces règles une fois, puis vous faites une exception pour un cours quand il le faut.
01 · Cours collectifs
Créer une série de cours récurrents
Vous créez une série (chaque semaine, toutes les deux semaines ou chaque mois). Chaque séance reste ensuite un cours à part entière : modifier une date (par exemple le 12 novembre, parce que la salle est prise) change seulement cette séance, pas toute la série. Le remplissage se lit en continu, et rien ne se perd quand un cours affiche complet.
- Séries récurrentes dont chaque occurrence se modifie seule, sans toucher aux autres.
- Jauge suivie en continu, et places restantes annoncées au public quand il n'en reste plus que quelques-unes.
- Liste d'attente sur les cours complets, pour ne pas perdre une demande en cas de désistement.
- Un intitulé propre (« Atelier rentrée », « Spécial dos ») qui remplace le nom de l'activité là où le cours est nommé.
02 · Rendez-vous individuels
Publiez vos disponibilités, ou posez un rendez-vous là où vous n'en aviez ouvert aucune.
Vos disponibilités publiées deviennent des créneaux que le client réserve seul, sans l'échange de messages habituel. Vous pouvez aussi poser un rendez-vous à une heure que vous n'avez pas publiée ; il fonctionne comme les autres.
- Créneaux publiés selon votre pratique, vos lieux et votre rythme.
- Consultation hors créneau : un rendez-vous posé à une heure jamais publiée.
- Le lieu suit le créneau, sauf exception d'un jour où le rendez-vous porte le sien.
- Pas de lieu est une réponse valable : massage à domicile, visio, consultation chez le client.
03 · Ce qui encadre
Capacité, délai d'annulation et notifications
Vous décidez si une réservation vous est soumise avant d'être acquise, combien d'heures avant le début un client peut encore se désister, à partir de combien d'inscrits un cours mérite d'être maintenu, et qui reçoit quel rappel. Pour le délai d'annulation : règle globale, puis activité, puis cours, et le plus précis l'emporte. La validation se règle globalement, puis cours par cours.
- Réservation sur validation : vous tranchez demande par demande, sous 24 h.
- Délai d'annulation propre au cours, qui retombe sur l'activité puis sur votre réglage global.
- Un cours qui n'atteint pas son minimum s'annule seul, après vous avoir prévenu, et sauf si vous le maintenez.
- Rappel la veille, et rappel distinct avant la fin du délai d'annulation.
Le parcours d'une demande
01
Le client réserve, ou demande
Sur un cours ou une prestation sur validation, il ne réserve pas : il demande. Sa demande retient déjà la place, le crédit de son carnet et le quota de son abonnement.
02
Vous acceptez, refusez, ou laissez filer
Vous avez 24 h, jamais au-delà du début du créneau. Sans réponse, la demande périme d'elle-même et la place se libère. Le client voit un refus simple ; le motif que vous notez reste interne.
03
Les rappels partent sans vous
Confirmation à la réservation, rappel la veille du rendez-vous, rappel avant l'expiration du délai d'annulation : trois notifications distinctes, avec leurs propres déclencheurs.
Ce que cela change
Un planning plus simple à tenir, et plus net à comprendre.
Les règles vivent dans l'outil plutôt que dans votre tête : vous arrêtez d'arbitrer à la main ce qui peut se décider une fois pour toutes.
Vous choisissez qui vous recevez
La validation vous laisse trancher demande par demande. Et si vous ne voulez plus voir quelqu'un, le blocage vaut pour l'avenir sans rien annuler de ce qui est déjà pris.
Les annulations ont des règles
Chaque réservation annulée dit qui l'a annulée (le client, vous, ou le système) et quand. Plus de doute sur l'origine d'une place libérée.
Les cours vides se ferment seuls
Sous le minimum d'inscrits, le cours s'annule à l'heure que vous avez fixée et prévient tout le monde. Vous êtes averti avant, et vous pouvez le maintenir.
On réserve aussi pour les autres
Payeur et bénéficiaire peuvent être deux personnes différentes, et un inscrit peut amener des accompagnants sur un cours collectif.
Votre agenda vous suit
Votre planning s'abonne depuis Google Agenda, Apple Calendrier ou Outlook, et se met à jour tout seul. Aurarios reste l'agenda maître.
Questions fréquentes sur les réservations
- Puis-je valider chaque réservation avant de l'accepter ?
- Oui, cours par cours et prestation par prestation. Quand la validation est active, le client ne réserve plus : il demande. Sa demande retient déjà la place, le crédit de son carnet et le quota de son abonnement, mais ne lui ouvre aucun droit tant que vous n'avez pas tranché. Vous avez 24 h pour accepter ou refuser, et jamais au-delà du début du créneau.
- Jusqu'à quand mes clients peuvent-ils annuler ?
- C'est vous qui fixez le délai, en nombre d'heures avant le début. Il se règle sur le cours lui-même, à défaut sur l'activité, à défaut sur votre réglage global. Il vaut 24 h si vous n'avez jamais rien touché. Un délai à zéro laisse l'annulation libre jusqu'au dernier moment.
- Que se passe-t-il si un cours ne se remplit pas ?
- Vous pouvez fixer un nombre minimum d'inscrits et une heure limite avant le cours. Si le compte n'y est pas, Aurarios vous prévient d'abord, puis annule le cours et avertit les inscrits. Vous gardez la main : un cours que vous décidez de maintenir malgré le sous-effectif ne sera pas annulé.
- Un client peut-il réserver pour quelqu'un d'autre ?
- Oui, de deux façons. Il peut réserver au nom d'un bénéficiaire qui n'est pas lui : c'est lui qui paie, c'est l'autre qui vient. Et sur un cours collectif, il peut ajouter des accompagnants à sa réservation. Vous pouvez d'ailleurs annuler la place du payeur sans toucher à celles de ses accompagnants.
- Est-ce que je peux gérer des retraites et des séminaires ?
- Oui. Une retraite est un troisième format, à côté du cours collectif et du rendez-vous individuel : elle a ses propres dates, sa jauge et son parcours d'inscription, et vit dans le même planning que le reste de votre activité.
- Mes réservations arrivent-elles dans mon agenda Google ou Apple ?
- Oui. Votre planning Aurarios s'abonne depuis Google Agenda, Apple Calendrier ou Outlook : vos cours et vos rendez-vous apparaissent à côté du reste de votre vie, et se mettent à jour tout seuls. Aurarios reste l'agenda maître : on ne réserve pas depuis l'agenda externe.
Prochaine étape
Transformez votre planning en véritable porte d'entrée pour votre activité.
Cours en série, rendez-vous individuels et retraites sur une seule interface, avec des règles d'inscription et d'annulation que vous réglez une fois.